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信息技术下的档案管理

[10-10 00:12:43]   来源:http://www.99xxk.com  幼儿园管理经验   阅读:92279

概要:的应用,《信息技术在幼儿园档案管理的实验研究》作为幼儿园总课题的子课题,探索研究运用信息技术管理档案的办法。在专家的帮助下,我园最早开发出了档案管理平台,工作也应借助信息技术管理档案,使其更加规范、合理、科学。因为,档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够较好地了解过去,把握现在,预见未来;借助档案,促进各项工作顺利开展。一、借助办公平台的宣传,提高档案的利用率及效果档案是一个单位保留下来有参考、借鉴价值的、有帮助单位顺利、开展各项工作作用、给以后的工作提供启示、开阔思路的可利用的重要资料。为了使这些有利用价值、静态的资料变为可活动的、为我们所用的资料,借助幼儿园办公平台进行大力宣传档案的作用,利用的好处,老师们只要进入办公平台就能接收到有关宣传档案的信息,即省时、省力、又能提高工作效率。比如开学初和学期末,各教学班班长借阅班级工作计划总结做参考,为开展工作开阔了思路。特别是对新当选的年轻的教学班班长起到了典型引路的作用,就象年轻的新当选的班长老师在“档案利用效果反馈”中这样写到:我是一名新教师当选了班长,即是高兴的事情,又是发愁的事情。因为班长要全盘考虑班级各项工作,撰写班级工作 计划、总结,作为一名年轻的教师,初次当班长,哪有这种经验,向别人请教呢,这时,人人都很忙,也不可能向你说得很仔细。在我踌躇满志时,看到办公平台上档案员老师对档案作用的宣传后,借阅了最新的一卷班级计划档案

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信息技术下的档案管理

[内容摘要]
  因为,档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够较好地了解过去,把握现在,预见未来;借助档案,促进各项工作顺利开展。
  随着信息技术在幼儿园的应用,《信息技术在幼儿园档案管理的实验研究》作为幼儿园总课题的子课题,探索研究运用信息技术管理档案的办法。在专家的帮助下,我园最早开发出了档案管理平台,工作也应借助信息技术管理档案,使其更加规范、合理、科学。

  [关键词]多媒体技术 档案管理

  随着科学技术日新月异的发展,电脑、多媒体逐渐走进幼儿园,成为幼儿园各项工作中不可或缺的好助手。我园独立承担的省级“十五”立项科研课题《将信息技术运用于幼儿园教学与管理的实验研究》,历时三年,经过我们不懈努力的实验研究,开发并建立了适合幼儿园各项工作的办公平台和管理软件。随着信息技术在幼儿园的应用,《信息技术在幼儿园档案管理的实验研究》作为幼儿园总课题的子课题,探索研究运用信息技术管理档案的办法。在专家的帮助下,我园最早开发出了档案管理平台,工作也应借助信息技术管理档案,使其更加规范、合理、科学。因为,档案是人类活动的真实记录,是人们认识和把握客观规律的重要依据。借助档案,我们能够较好地了解过去,把握现在,预见未来;借助档案,促进各项工作顺利开展。

  一、借助办公平台的宣传,提高档案的利用率及效果

  档案是一个单位保留下来有参考、借鉴价值的、有帮助单位顺利、开展各项工作作用、给以后的工作提供启示、开阔思路的可利用的重要资料。为了使这些有利用价值、静态的资料变为可活动的、为我们所用的资料,借助幼儿园办公平台进行大力宣传档案的作用,利用的好处,老师们只要进入办公平台就能接收到有关宣传档案的信息,即省时、省力、又能提高工作效率。

  比如开学初和学期末,各教学班班长借阅班级工作计划总结做参考,为开展工作开阔了思路。特别是对新当选的年轻的教学班班长起到了典型引路的作用,就象年轻的新当选的班长老师在“档案利用效果反馈”中这样写到:我是一名新教师当选了班长,即是高兴的事情,又是发愁的事情。因为班长要全盘考虑班级各项工作,撰写班级工作

计划、总结,作为一名年轻的教师,初次当班长,哪有这种经验,向别人请教呢,这时,人人都很忙,也不可能向你说得很仔细。在我踌躇满志时,看到办公平台上档案员老师对档案作用的宣传后,借阅了最新的一卷班级计划档案,如获家珍的细读,当时茅塞顿开,第一次写的班级计划就受到领导的好评。老师们通过办公平台,了解档案的作用与好处后,纷纷借阅档案资料。根据各工作岗位的不同,所借阅档案的类别也就不同。教研组长借阅教研档案、财会人员借阅财务档案、保健员借阅卫生保健档案等等。有效的帮助了各个岗位的人员顺利开展创新工作,真正发挥档案所应有的作用。当老师们在工作中遇到困难时,都会想到档案这位“助人为乐”的好朋友。

  二、借助多媒体,提高档案案卷的质量

  档案管理从某种程度上讲可以体现一个单位的管理水平,展示一个单位风貌的窗口。所以,档案的质量至关重要。档案要体现出它最大价值,发挥出它最大的、所拥有的作用,质量是关键。利用多媒体技术实现了这一点。

  首先,利用多媒体技术,使归档资料格式统一、纸张统一、字体统一,避免了手写体的字体、笔的色迹不统一;格式也会有差别;纸张虽能保证统一,但不能保证它的规整。统一打印的档案资料字迹清晰、规整,便于借阅,给人有赏心悦目之感。

  其次,在档案管理工作中,自主探索、实践,利用多媒体技术打印卷皮,充分体现办公自动化,实现无纸化办公。根据卷皮的大小、固有的格式、设计打印格式。根据卷皮题目内容、起止年月、保管期限、件数、页数及案卷号等所在卷皮的位置,进行细致的调整,使打印的内容正好是所在卷皮的位置,这样卷皮上没有手写字,为整个案卷又增添了色彩。

  如在我园省级“十五”重点研究课题结题档案整理中,充分运用多媒体技术,对所有的案卷材料统一一个格式打印,卷皮全部打印,整个档案材料清晰、规整,得到与会专家、领导、老师们的广泛赞誉,特别是案卷皮的打印,更是得到充分认可,同行纷纷咨询卷皮的打印方法。区教科室的领导老师还要去了打印格式。档案为课题结题发挥了极大的作用,也起到了骨干辐射作用,兄弟园所也逐步开始实施案卷皮的打印。也为2004年档案升级考核顺利通过奠定了基础。

  利用多媒体技术对档案进行修饰、整理,提高了档案的质量,为更好的保存档案提供了有力的保证;为档案利用效果提供了有利的的保证;为实现档案的价值、发挥档案的作用提供了有利的保证。

  三、借助网络,促进电子档案机读目录的进一步完善

  我们幼儿园是全区最早开发档案管理平台的,也是最早使用计算机管理档案的单位,即电子档案机读目录。开始,把档案的分类标准输入电子档案,然后在各类的保管期限下是各类的案卷目录。但是,卷内文件目录就没有了,这样就不能实现网上查找档案的愿望。经过区电教站齐鲁网校的领导老师精心研究开发,开发出了更科学、更合理、更实用的能根据类别、保管期限输入案卷目录和卷内文件目录。这样,全区统一使用这一个、只有档案管理员才能有权限进入的档案管理软件,由区办公平台统一管理使用。我园借助网络的优势,把所有室藏档案已逐步输入市中区办公平台的档案管理平台,实现了电子档案机读目录,还可以把原始材料保存到管理软件中。要查找档案,按类别、保管期限就可找到要查阅的案卷及卷内文件内容目录,根据它的卷号很快找到实际的案卷材料,即省时、省力、省物,又便于保存、查找。

  四、借助信息技术,幼儿园档案管理工作逐年升级

  2002年幼儿园档案管理平台建立,随之

>幼儿园档案机读目录也应运而生。但是档案案卷质量还是以往的面貌:卷皮中的单位名称、类别、保管期限是印章字,用墨不均匀,使字迹时而一片黑,时而不清晰;案卷题名、起止时间、页数等是手写字,再好的硬笔书法,写在案卷皮上也不显整齐。整个案卷给人第一感觉就是从卷皮上反映,不清晰、不美观,再加上由于种种原因卷皮有些改动,更显龌龊。卷内文件虽然采用了打印,但对文章格式、字体、字号没有统一要求,使之五花八门,翻看一卷材料还是有零乱之感,所以,这时的档案管理在考核中勉强达到合格等级。

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